راهنمای دور کاری و کار با تیم‌های توزیع‌شده؛ قسمت اول

راهنمای دورکاری و کار با تیم‌های توزیع شده
زمان مطالعه: ۵ دقیقه

گرچه دورکاری و کار با تیم‌های توزیع شده در بین شرکت‌های نرم‌افزاری پیش از این نیز رواج داشته است، اما بسیاری از شرکت‌ها در پاسخ به شیوع ویروس کرونا و شرایط اضطراری پیش‌رو؛ برای اولین‌بار دورکاری را با تیم‌های توزیع‌شده تجربه‌ می‌کنند.

چند ماه پیش تصمیم گرفتم تا مجموعه‌ای از مقالات مرتبط با دورکاری و کار با تیم‌های توزیع‌شده را در قالب یک کتاب الکترونیکی منتشر کنم که به دلایلی متوقف ماند. اکنون در سلسله مطالبی که در بلاگ منتشر خواهم کرد، ایده‌ها و راهنماهایی را که توسط شرکت‌های موفقی که از سالیان گذشته و پیش از همه‌گیری دورکاری و کار با تیم‌های توزیع شده منتشر کرده‌اند منتشر خواهم کرد و پس از اتمام این سلسله یادداشت‌ها کتاب الکترونیکی‌ای که پیش‌تر تهیه شده است را نیز در اختیار مخاطبان قرار خواهم داد.

در ادامه و به عنوان مقدمه‌ای بر شروع این سلسله مطالب، نگاهی خواهم داشت به دورکاری و توصیه‌هایی برای شرکت‌هایی که فعالیت‌های خود را به سمت کار با تیم‌های توزیع شده هدایت کرده‌اند.

راهنمای کار با تیم‌های توزیع شده و دورکار؛ قسمت اول

برنامه‌های قابل انعطاف، آزادی عمل بیشتر در زمان کار، صرف وقت بیشتر با دوستان و خانواده؛ و دیگر جای هیچ تعجبی نیست که در نظرسنجی‌ها مطرح شده است که ۹۹ درصد از افرادی که به صورت دورکار و در تیم‌های توزیع شده مشغول بوده‌اند تمایل دارند تا این سبک کار را ادامه دهند. کاری که قطعا بیست سال پیش امری ناممکن بود نه‌تنها امروزه بسیار کمتر از آنچه به‌آن فکر می‌کنید ترسناک است بلکه به یقین می‌توان گفت که این شیوه کار، رویکردی محتوم در آینده‌ای نه‌چندان دور است. 

در این میان تنها کارمندان و اعضای تیم‌های توزیع‌شده نیستند که از این مزایا بهره‌مند می‌شوند. شرکت‌هایی که تیم‌های خود را به صورت توزیع‌شده و دورکار هدایت می‌کنند، از بهره‌وری بالاتر و اتلاف وقت و منابع کمتری بهره‌مند شده و توانسته‌اند بسیاری از هزینه‌های سربار خود را بکاهند.

در عین حال، کار از راه دور می‌تواند موقعیت بسیار خوبی برای کارمندان و صاحبان کسب‌وکار ایجاد کند، اما مجموعه‌ای از چالش‌های کاملا جدیدی را هم با خود همراه داشته است.

مایکروسافت در تلاش است تا بهره‌وری کارمندان خود را به شکل قابل ملاحظه‌ای افزایش دهد. ماموریتش توانمندسازی افراد برای همکاری در تیم‌های توزیع‌شده و دستیابی به اهداف مشترک عنوان کرده و اغلب صاحبین کسب‌وکارها به این نتیجه رسیده‌اند که حضور افراد در خارج از دفتر و ساعت کاری بهره‌وری و خلاقیت بیشتری برای‌شان به همراه داشته، هزینه‌های کمتری را بابت نگهداری از دفاتر فیزیکی متحمل شده و امکان به‌خدمت گرفتن افرادی در سراسر مناطق جغرافیایی را برای‌شان تسهیل خواهد کرد.

انجام پروژه‌های با کیفیت بالا هنوز نیازمند برنامه‌ریزی و زمان‌بندی دقیق‌اند که وقتی تیم‌ها به صورت توزیع‌شده به کار مشغول می‌شوند این هماهنگی کمی بیشتر دشوار می‌شود. پس تیم‌های موفق چطور پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی می‌کنند؟ کسب‌وکارها، چطور می‌توانند نیروهای مناسب با این سبک از کار را انتخاب و استخدام کنند؟ چه مواردی برای نگهداشت و حمایت از آن‌ها از اهمیت برخوردار است؟ و سوالاتی از این‌قبیل مواردی‌اند که من در میان مقالات و کتاب‌های منتشر شده از زبان مدیران ارشد شرکت‌هایی که تجربه چندین سال فعالیت با تیم‌های توزیع شده را داشته‌اند در این راهنما گرد‌ هم آورده‌ام تا راهگشای مدیرانی باشد که در این روزها رویکرد خود را به استفاده از تیم‌های توزیع‌شده تغییر داده‌اند.

این سلسله یادداشت‌ها، مواردی از قبیل پاسخگویی به سوالاتی که در بالا مطرح کرده‌ام و نحوه اجرا و تعاملات اعضای تیم‌های توزیع‌شده را پوشش داده شده است. من در هر بخش چالش‌هایی را مطرح و آن‌ها را توضیح داده‌ام و در ادامه به بهترین روشی که می‌تواند برای عبور از این چالش‌ها به‌کار گرفته شود پرداخته‌ام. 

در نظر داشته باشید که «راه درست» برای هر پروژه، هر محصول، هر تیم و هر کسب‌وکاری می‌تواند متفاوت باشد اما دستاوردهای اجرای درست این روش، برای همه یکسان و غیرقابل انکار است.

توصیه‌هایی برای کسب‌وکارها

برای موفقیت هر کسب‌و کاری دو عنصر اساسی لازم است؛ «شفافیت» و «انصاف». به همین دلیل اولین قدم برای شروع همکاری با تیم‌های توزیع‌شده و کارمندان از راه دور، ایجاد یک سیاست واضح که متمایز کننده کسانی که در دفتر مرکزی تصمیم می‌گیرند و کارمندانی که از خانه مشغول به کار هستند، ضروری‌ست. از همین رو، اغلب کسب‌وکارها به این توازن رسیده‌اند که؛

«هر کس می‌تواند آزادانه تصمیم بگیرد که از راه دور کار کند یا میزی در یکی از دفاتر سازمان داشته باشد. افرادی که تصمیم می‌گیرند در دفتر کار کنند، از مزیت یک میز اختصاصی برخوردارند و افرادی که تمایل به دورکاری دارند، از مزایای دریافت کمک هزینه خرید تجهیزات و به‌روز رسانی اتاق کار اختصاصی‌شان در خانه. »

آینده از آنِ تیم‌های توزیع شده خواهد بود

امروزه همکاری و انجام پروژه‌ها به صورت دورکاری و با کمک تیم‌های توزیع شده بیش از پیش در حال گسترش است. هر کسی از هر نقطه دنیا می‌تواند با هر شخص دیگری از گوشه دیگری از این دنیا در حال همکاری و تمرکز بر دستیابی به اهداف مشترک برای تولید یک محصول یا یک پروژه باشد.

در این بخش می‌بینیم که چطور همکاری با تیم‌های توزیع‌شده می‌تواند یک تغییر پارادایم عظیم [همچون انقلاب صنعتی] پیامدهای گسترده‌ای را برای جهان به همراه داشته باشد. پیش از آن کمی در مورد تاریخچه کار کردن می‌خوانیم تا بدانیم چطور همه‌چیز در حال تغییر است.

انسان‌های ماقبل تاریخ، شکارچیان و جمع‌آورانی بودند که برای پیدا کردن منابع غذایی، اطراف محل سکونت خود را جستجو می‌کردند.

مردم برای زنده‌ماندن تصمیم گرفتند تا جوامع محکم‌تری را تشکیل دهند و با زندگی در کنار یکدیگر و تقویت ارتباطات عمر خود را طولانی‌تر کنند.

حرکت به سمت مزارع و کشاورزی مزایای بسیاری را برای‌شان به همراه داشته و کم‌کم تمدن‌ها شکل گرفته‌اند؛ شهرک‌های بزرگتر و شهرها به‌وجود آمدند و تجارت به یک مفهوم واقعی بدل گشته و طول عمر و جمعیت با افزایش روبه‌رو شده است

 

خلاصه‌ای از تاریخچه کار در جهان

هزاران سال را رد کرده و به سرعت به دوره تاریخی بعدی‌ای که انقلاب صنعتی بود وارد شوید؛ کشاورزان حومه شهرها را ترک کرده و برای اشتغال به کارخانه‌ها رسیدند چرا که دستمزد کارخانه‌ها از کشاورزی هم پایدارتر بود و هر کس در کارخانه‌ها مشغول به کار می‌شد دیگر نگرانی‌ای از آسیب‌های ناشی از ملخ‌ها و تگرگ و خشکسالی نداشت و سرانجام اتحادیه‌های کارگری، کیفیت کار آن‌ها را بهبود بخشید.

پس از ورود نوآوری‌های تکنولوژیکی؛ چیزهای جدید و انقلابی‌ای مانند کامپیوتر و اینترنت به‌وجود آمد و سیر جدیدی از تحول را در زندگی کارگران رقم زد و امروز به چیزی بدل شده که هر کدام از ما هشت ساعت در مقابل آن نشسته و خود را «کارگران دانش» می‌نامیم. از ذهن خود برای حل مساله و تفکر استفاده می‌کنیم و تمامی کارهای دستی سابق را با به‌کار گیری این تکنولوژی‌ها به انجام می‌رسانیم. برای به‌دست آوردن یک شغل خوب، به شهرهای بزرگتر مهاجرت می‌کنیم، با ترددهای پی‌در پی ترافیک و آلودگی‌های مخرب محیط زیستی را افزایش می‌دهیم و کمترین زمان را برای خواب، استراحت و یا همجواری با خانواده‌مان صرف می‌کنیم.

با این نگاه گذرا به این تاریخچه، مشخص است که نوع کارهایی که امروزه با آن درگیریم پیامدهای عظیمی را در فرهنگ، توزیع ثروت، سیاست، جامعه وبه‌وجود آورده و به رقم زدن یک تغییر بزرگتر منجر خواهد شد. اطمینان ما از اینکه آینده از آنِ تیم‌های توزیع‌شده است، از این روست که؛

  • امروزه مردم از سراسر دنیا می‌توانند به سرعت و با کمترین هزینه به اینترنت متصل شده و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها، یادگیری مهارت‌های جدید و حتی الهام گرفتن از دیگران باشند.
  • انعطاف‌پذیری برای دستیابی به اهداف بلندپروازانه‌تر، سپری کردن زمان بیشتر با خانواده و افزایش کیفیت زندگی باعث می‌شود تا درک نیاز به افزایش کارهای از راه دور بیشتر و با افزایش چشم‌گیری مواجه شود.
  • شرکت‌های بسیاری موفق شده‌اند بیش از ۹۸ درصد از اعضای تیم‌های کاری خود را به صورت دورکار و در قالب تیم‌های توزیع‌شده به خدمت گرفته و محصولات موفقی را توسعه دهند.
  • رمز ـ ارزها فرایند انتقال پول را تسهیل کرده است.
  • توسعه واقعیت مجازی و واقعیت افزوده می‌تواند تیم‌های توزیع‌شده را از طریق هولوگرام در یک فضای مشخص گرد هم بیاورد.

«پیش از شیوع کرونا و سرعت بخشیدن به این تغییرات؛ متخصصانی پیش‌بینی کرده بودند که تا پایان سال ۲۰۲۰ میلادی، بیش از نیمی از کارمندان در اروپا به دورکاری مشغول خواهند شد.»

با این حال، دور کاری و افزایش تیم‌های توزیع شده هنوز در ابتدای راه قرار داشته و مزایای آن برای شرکت‌ها و کارمندان روز به‌روز بیشتر می‌شود و باید صبر کنیم تا ببینیم چه آینده‌ای در انتظارمان خواهد بود.

در قسمت دوم این سلسله به مطالب، به رهبری در تیم‌های توزیع‌شده و دورکار خواهم پرداخت. اگر این مطلب برای‌تان جذاب بود، آن‌را با سایر دوستان‌تان نیز به اشتراک بگذارید و نظرات خود را برای غنای هرچه بیشتر این مطلب از طریق فرم کامنت با من به اشتراک بگذارید.

 

Leave a Comment