رهبری در تیم‌های دورکار و توزیع‌شده – بخش سوم
در دو قسمت گذشته (بخش اول، بخش دوم) از سلسله مطالب مرتبط با رهبری در تیم‌های دورکار و توزیع‌شده، به تعریف رهبری و موفقیت، اهمیت درک اهداف سازمانی، ردیابی عملکرد و خروجی اعضای تیم‌های دورکار، نقش فرایندهای انعطاف‌پذیر، نگهداری از مستندات، چگونگی کمک به پیشرفت تیم‌ها، رهبری بر پایه اعتماد و ساختن تیمی از رهبران؛ پرداختیم.
در این متن به اهمیت شفافیت، برقراری تعادل میان زندگی کاری و شخصی اعضای تیم‌های دورکار اشاره کرده و امیدوارم مجموعه این مطالب در ساختن یک فرهنگ سازمانی قوی به شما و سازمان‌تان کمک کند.
تمرین شفافیت
کار کردن به تنهایی روی یک تیم از راه دور می‌تواند افراد را در صورت عدم بازخورد سریع و اطمینان خاطر به گمانه‌زنی وا دارد؛
- من چیزی در مورد فلان موضوع نشنیده‌ام، شاید این اولویت نباشد.
- مدیر من مدت‌هاست با من در تعامل نبوده. شاید در حال آماده‌سازی شرایط اخراج من است.
- من به مستندات این بخش دسترسی پیدا نکرده‌ام. شاید من بخش مهمی از پروژه نباشم.
برای جلوگیری از شیوع فرضیات، تا حد ممکن شفاف باشید. به سوالات، آشکارا و صادقانه پاسخ دهید و مباحثه را به صورت آزاد انجام دهید تا در دسترس همگان باشد. ابزارهای ارتباطی که باز و قابل جستجو هستند محل مناسبی برای انجام گفت‌وگوهاست؛ مگر مسائلی مانند عملکرد، حقوق، استخدام، تبلیغات و…
گاهی مواردی به‌وجود می‌آیند که اغلب باعث ناآرامی می‌شوند و باید درباره آنها شفاف‌تر عمل کنید؛
- چگونه افراد برای هدایت یا مشارکت در پروژه‌های خاص انتخاب می‌شوند؟
- چرا برخی از پروژه‌ها به پیش می‌روند و برخی از آنها نیمه‌کاره رها می‌شوند؟
- چگونه درباره افزایش تبلیغات تصمیم‌گیری می‌شود؟
- نحوه عملکرد شرکت (کاربران، مشتریان، درآمد و…)
- اولویت‌های اصلی شرکت
- چشم‌انداز شرکت برای آینده
در حالی که این امر برای خنثی کردن ترس‌ها به‌کار می‌رود، همچنین می‌تواند یک بخش مهم برای فعال کردن تیم شما برای انجام بهتر کارها شود، دسترسی به اطلاعات برای پیشبرد پروژه‌ها مهم‌اند. براساس مقاله گالوپ، شفافیت برای تامین ثبات در اعضای تیم‌های از راه دور بسیار مهم است.
«ایجاد احساس ثبات در بین کارمندان از راه دور با تهیه اطلاعات و داده‌های سازمانی و کمک به آنها در درک آن آغاز می‌شود. بیشتر سازمان‌ها، معیارهای مالی خود را از نزدیک دنبال می‌کنند و آن را در اختیار کارمندان دورکار خود قرار می‌دهند. »
اغلب شرکت‌هایی که با رهبری تیم‌های توزیع‌شده یا دورکار محصولات خود را توسعه می‌دهند صریح هستند. چرا که می‌دانند در شرایط دورکاری این راه بهترین روش برای کاهش سربارهای کدورت است.
- در دوئیست، حدود ۹۵ درصد از ارتباطات داخلی برای مشاهده تمامی کارمندان در دسترس است.
- بافر، در مورد حقوق افراد، رشد و میزان درآمدها و فرایندهای داخلی بسیار شفاف است.
شفافیت می‌تواند سخت باشد و مطمئنا خطر درز اطلاعات وجود دارد؛ با این حال راستگو بودن در مورد این مسائل باعث افزایش تعامل و اعتماد در تیم شما می‌شود.
آگاهی از حجم کار
آگاه بودن از حجم کار اعضای تیم شما نباید خیلی سخت باشد و اگر شما کارهای کوچک را به آنها در حین انجام یک پروژه بزرگ اختصاص می‌دهید؛ باید بدانید که متاسفانه این وظایف کوچک به مرور زمان بر حجم کارها افزوده، دامنه پروژه را تغییر داده و نه تنها پروژه را به چیز دیگری بدل می‌کند، بلکه ممکن است اتمام آن را نیز ماه‌ها به تعویق بیاندازد.
برای جلوگیری از بروز این اتفاقات این چند روش ساده را به‌کار بگیرید؛
- در گزارشات هفتگی خود درخواست کنید که تمام کارها چه کوچک و چه بزرگ مطرح شوند.
- از تغییر و افزایش دامنه محدوده پروژه خودداری کنید.
- به اعضای تیم خود اطلاع دهید که به هر کاری غیر از کارهای مشخص شده در دامنه محدوده پروژه «نه» بگویند و اگر این کار مدیران دیگر را ناراحت کرده است از آنها حمایت کنید.
- از مدیران دیگر بخواهید که قبل از اختصاص هر کار اضافی به اعضای تیم، با شما تماس بگیرند.
این روش‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا از فرسودگی اعضای تیم جلوگیری کنید.
تشویق به حفظ تعادل
کار از راه دور اغلب می‌تواند خط بین زندگی شخصی و کار را مختل کند. جو دویچمن؛ مدیر مهندسی شرکت بافر می‌گوید: توسعه دهندگان تمایل دارند که بیش از حد کار کنند تا به مدیران خود ثابت کنند که در زمان دور کاری از استراحت بهره‌ای نمی‌برند. مدیران غالبا نگران بهره‌وری کارمندان هستند و اینکه آیا کار این افراد تا چه میزان سخت و فرسایشی شده است.
داده‌ها نشان می‌دهد که اعضای تیم‌های دورکار بسیار مولد اند و تمایل دارند تا ساعات بیشتری از روز را کار کنند و طبعا مستعد فرسودگی بیشترند. بنابراین به‌جای پرسش درباره اینکه آنها چقدر کار می‌کنند باید نگران این باشید که اعضای تیم‌تان چقدر به استراحت کافی اهمیت می‌دهند.
در رهبری تیم‌های دورکار و توزیع‌شده، ایجاد تعادل در تیم برای اطمینان از وجود یک تیم خوشحال، سالم و قادر به انجام کارهای با کیفیت از اهمیت بالایی برخوردار است.
تلاش کنید تا پیام‌های کاری را بعد از ساعت ۶ عصر برای اعضای تیم ارسال نکنید، در روزهای تعطیل از آنها انتظار کار اضافه‌تر نداشته باشید و تیم خود را تشویق کنید تا از زمان تعطیلات خود استفاده کافی را ببرند تا دچار فرسودگی نشوند. از گزارشات زمان کار آنها اطمینان پیدا کنید که هر کس به اندازه کافی در طول هفته استراحت می‌کند و اگر چنین نیست با یک تماس تلفنی رفتار نامتعادل به‌جود آمده را مهار کنید. رفتارهای کوچک می‌توانند به مرور زمان اضافه شده و به یک هنجار بدل شوند.
اگر یکی از اعضای تیم در آخر هفته سوالاتی را از سایرین می‌پرسد به او گوشزد کنید که زمان منظم‌تری را برای کارها در نظر بگیرد تا باقی اعضای تیم ترغیب به انجام این کار نشوند و فرهنگ کاری‌تان سالم‌تر باقی بماند.
هرگز اجازه ندهید تا یک رفتار ناسالم به یک رویه ثابت در میان اعضای تیم‌تان بدل شود.
ایجاد مسیرهای شغلی
بیشتر افراد در نقش‌های حرفه‌ای خود به دنبال پیشرفت شغلی هستند. ایجاد مسیرهایی برای پیشرفت افراد در حفظ رضایتمندی آنان از اهمیت بالایی برخوردار است. علی‌رغم اینکه کار کردن از راه دور به خودی خود می‌تواند رضایت‌بخش باشد اما برای رهبری یک تیم توزیع‌شده و دوکار نیاز دارید که با مشخص کردن مسیرهای شغلی، از رکود، اضطراب و فشارهای شغلی اعضای تیم کم کنید.
ایجاد مسیرهای شغلی می‌تواند بسیار پیچیده و حتی نیازمند استفاده از مشاوران خارجی باشد. اما رعایت این چند نکته ساده می‌تواند تا حدود زیادی در این مسیر به شما کمک کند؛
- مسیرهای شغلی را متناسب با هر فرد ایجاد کنید. همه دوست ندارند مدیر شوند و این تنها راه پیشرفت شغلی نیست. تعریف مسیرهای شغلی باید به نحوی باشد که علاوه بر افزایش درآمد، نقش‌ها و مسوولیت‌های متفاوتی را به همراه داشته باشد.
- یک فرایند تعریف شده برای ارتقا ایجاد کنید ـ چه کسی در این راه ارتقا پیدا می‌کند و چه کسی نه. یک فرایند تعریف شده داشته باشید تا اعضای تیم شما از مراحل لازم برای صعود به یک سطح جدید مطلع شوند.
- بررسی عملکرد داشته باشید ـ فارغ از جلسات تک نفره با اعضای تیم بررسی عملکرد می‌تواند دو بار در سال اتفاق بیافتد و فرصتی باشد تا اعضای تیم، خود را مجددا باز تعریف کنند. به خاطر سپردن کار تمام اعضای تیم در شش ماه گذشته کاری غیرممکن است. آنها را تشویق کنید تا به صورت مستند در خصوص عملکرد شش ماهه خود و کارهایی که به آن افتخار می‌کنند در این جلسه حاضر شوند.
فراهم کردن فرصت‌های پیشرفت برای اعضا در رهبری تیم‌های توزیع شده مهم است. این مهم به اعضای تیم کمک می‌کند تا بتوانند آینده روشنی از موقعیت خود در شرکت‌تان ببینند.
یک فرهنگ سازمانی قوی ایجاد کنید
یکی از سوالات متداول در مورد کار با تیم‌های توزیع شده چگونگی ساختن یک فرهنگ تیمی نیرومند است. فرهنگ در یک دفتر کاری با بسیاری از فعالیت‌های حضوری که می‌تواند باعث تقویت روحیه همکاری اعضای تیم‌ها شود گره خورده است. وجود میزهای پینگ‌پنگ، اتاق بازی و…
به عنوان یک مدیر باید بدانید که در غیاب یک دفتر فیزیکی چطور می‌توانید برای تیم‌های‌تان فرهنگ قوی را ایجاد کنید.
خوشبختانه فرهنگ سازمانی پیچیده‌تر از آن است که به راحتی دیده شود و محدود به نمایش فیلم در دفتر یا اتاق بازی نیست. گالوپ در مقاله‌ای می‌گوید:
«فرهنگ سازمانی بخش مهمی از هویت سازمان است. فرهنگ از طریق تجربیاتی که کارمندان در تعامل با شرکت یا یکدیگر دارند ساخته می‌شود. تعاملات کارمندان به همان اندازه مهم است که تعامل آنها با مدیران ارشد سازمان .»
فرهنگ شامل همه نقاط تماس و اتصال اعضای تیم با سایر افراد و فرایندهای موجود شرکت است. مکالمات مربوط به کار، نحوه ارائه بازخورد نیز در این مهم از اهمیت بالایی برخوردارند.
مدیران تیم‌های توزیع شده نقش مهمی در تنظیم و حفظ فرهنگ سازمان ایفا می‌کنند. هدفمند بودن در مورد این فرایندها، تیم شادتری را برای‌تان به همراه خواهد داشت.
- موفقیت حرفه‌ای اعضا را جشن بگیرید ـ وقتی شخصی در تیم شما مشتری را خوشحال می‌کند، یک پروژه موفق یا جلسات همفکری را رهبری می‌کند و یا حتی ویژگی جدیدی را در فرایندها و محصولات به‌وجود می‌آورد باید دیده و جشن گرفته شود.
- کارهای عالی آنها را یادداشت کنید تا بتوانید در جلسات تک نفره در مورد آن صحبت کنید. این کارهای کوچک برای کارمندان شما بسیار معنی‌دارند.
- شرکت دوئیست به طور معمول عکس‌های تعطیلات آخر هفته اعضای تیم را دریافت و با سایرین به اشتراک می‌گذارد. اخبار مربوط به عروسی‌ها و نوزادان را ارسال می‌کند و در مورد کتاب‌ها و مقالات مورد علاقه افراد صحبت می‌کند تا اعضای تیم احساس ارتباط بهتری داشته باشند. مشارکت در این نوع مکالمات اختیاری است و هیچ‌گاه به اجبار تبدیل نمی‌شود.
- ملاقات‌های حضوری را برنامه‌ریزی کنید تا اعضای تیم‌ها با یکدیگر صمیمی‌تر شوند.
- سلسله مراتب سازمانی را مدیریت کنید به نحوی که تمامی نظرات شنیده شود. همه باید بتوانند در پروژه‌های کوتاه مدت شرکت مشارکت داشته باشند.
با هرگونه بدرفتاری به شدت برخورد کنید ـ این بد رفتاری شامل اظهارات توهین آمیز، آزار جنسی، رفتار غیرقانونی در اجتماعات تیم و موارد دیگر است.
در قسمت آینده، به چگونگی برقراری یک ارتباط موثر با اعضای تیم‌های دورکار، چگونگی ارائه فیدبک به آنها خواهم پرداخت.