رهبری در تیم‌های دورکار و توزیع‌شده – بخش پایانی
در بخش‌های پیشین که به موضوع رهبری در تیم‌های دورکار و توزیع‌شده پرداختم، تعریف رهبری و موفقیت، اهمیت درک اهداف سازمانی، ردیابی عملکرد و خروجی اعضای تیم‌های دورکار، نقش فرایندهای انعطاف‌پذیر، نگهداری از مستندات، چگونگی کمک به پیشرفت تیم‌ها، رهبری بر پایه اعتماد و ساختن تیمی از رهبران را مرور کرده و سپس با نگاهی به اهمیت شفافیت در تیم‌های دورکار درخصوص برقراری تعادل میان زندگی کاری و شخصی اعضای این تیم‌ها نوشتم.
اکنون و در این متن به عنوان بخش پایانی سرفصل رهبری در تیم‌های دورکار و توزیع‌شده، از اهمیت برقراری ارتباط موثر و ارایه فیدبک (بازخورد) به اعضای این تیم‌ها نوشته و آن‌را بررسی بررسی خواهم کرد.
اگر مطالب گذشته موضوع رهبری در تیم‌های دورکار و توزیع‌شده را نخوانده‌اید، می‌توانید بخش اول، بخش دوم و بخش سوم را بخوانید.
برقراری ارتباط موثر
یکی از سخت‌ترین چالش‌های کار از راه دور برقراری ارتباط و البته یک ارتباط موثر است. بخش اعظم مکالمات شما با گزارش‌هایی از طریق نوشتن و به صورت غیر همزمان اتفاق می‌افتد. درحالی که ابزارهای بسیاری برای برقراری کنفرانس‌های ویدیویی وجود دارند. علی‌رغم اینکه مدیریت پروژه و اعتماد به تیم از اولویت‌های اصلی‌ست اما ارتباط قوی با تیم‌های از راه دور می‌تواند پیشرفت و نوآوری یک تیم را تقویت کند.
«راهنماهای کاربری» روشی متداول در مدیریت است که شامل اسنادی می‌شود که دقیقا نحوه کار شما با تیم‌تان را معین کرده و هرگونه ابهامی را از میان برمی‌دارد.
در مقاله‌ای که فرست‌راند ریویو، منتشر کرده است هدف راهنماهای کاربری را تعیین روشن انتظارات از نحوه همکاری اعضای تیم با شما بدون حدس و گمان مطرح کرده است. راهنماهای کاربریِ یک مدیر می‌تواند شامل موارد زیر باشد؛
- فلسفه‌های کلی شما در مورد کار و همکاری
- شکل مورد نظر شما برای دریافت و ارسال بازخوردها
- ساعات مشخصی که هر روز پاسخ‌گو خواهید بود
- ترجیح شما برای حضور در روند پروژه‌ها
- نحوه رزرو جلسات شما
- قالب‌بندی مورد انتظار شما برای دریافت گزارشات
در خصوص تیم‌های توزیع شده راهنماهای کاربری یک پادشاه است، چرا که انتظارات را مشخص می‌کند و به اعضای تیم یک خط مشی کلی در مورد ارتباط با شما می‌دهد. به عنوان مثال راهنمای کاربری شما برای تیم‌های توزیع شده می‌تواند شامل این موارد باشد؛
- ساعت‌هایی که هر روز در دسترس خواهید بود ـ من هر روز ساعت ۹ صبح روز کاری خود را شروع و ساعت ۶ عصر آن‌را خاتمه می‌دهم. همچنین هر روز ساعت ۱۳-۱۵ برای ناهار و رفتن به سالن بدنسازی در دسترس نخواهم بود.
- سبک ارتباطی شما ـ من به پیام‌ها، سریع پاسخ می‌دهم تا بتوانم کار شما را در اسرع وقت از بن‌بست خارج کنم. اگر به زمان بیشتری برای پاسخگویی نیاز داشته باشم آن‌را در پاسخ به شما خواهم گفت.
- انتظارات شما از ارتباط از راه دور ـ من انتظار پاسخ سریع از تیم را ندارم اما امیدوارم که طی ۲۴ ساعت به ایمیل من پاسخ داده شود.
- مدت زمان جلسات ویدیویی مورد انتظار شما ـ اگر جلسه‌ای را با من رزرو کردید به طور پیش‌فرض آن‌را در ۳۰ دقیقه خاتمه دهید اما جلسات تک نفره ۱:۱ از این قاعده مستثنی بوده و زمان آن به صورت پیش‌فرض یک ساعت خواهد بود.
- ابزارهایی که ترجیح می‌دهید با آن کار کنید ـ اگر مستندی را برای بازبینی در اختیار من قرار دادید آن‌را از طریق گوگل داکس ارسال کنید.
- به اشتراک گذاشتن نگرانی‌ها ـ برای اشتراک هر نوع نگرانی‌ای نیازی به انتظار تا جلسه ۱:۱ نیست. برای من پیام ارسال کنید تا جلسه‌ای را با هماهنگی هم تنظیم کنیم.
پس از آنکه دقیقا درباره نحوه کارتان تامل کردید، یک راهنمای کاربری نوشته و آن‌را با تمام اعضای تیم به اشتراک بگذارید. در مورد انتظارات خود صادق باشید و تلاش کنید تا هیچ ابهامی در مستندات شما وجود نداشته باشد.
روی خودتان کار کنید
مدیریت دیگران کار آسانی نیست. مدیران از استرس و فرسودگی بیشتری به نسبت دیگران رنج می‌برند. آن‌ها تعادل زندگی و کار خود را فراموش می‌کنند، وضعیت بدنی بدتری به نسبت باقی همکاران دارند و این موضوع در تیم‌های توزیع شده به مراتب بیشتر به چشم می‌خورد.
رهبران از راه دور می‌بایست سلامت جسمی و روحی خود را در اولویت قرار دهند، دانش‌های روز را با حضور فعال در انجمن‌های تخصصی ارتقا دهند، با سایر شرکت‌ها و مدیران آن‌ها در ارتباط باشند، در کنفرانس‌ها و رویدادهای حاضر باشند و به گسترش دانش خود کمک کنند.
به عنوان یک مدیر می‌بایست در تقویت تفکرات استراتژیک خود بکوشید و همواره با دریافت بازخورد از مدیران بالاتر و سوال پرسیدن از آن‌ها خود را در این راه به‌روز نگه دارید تا بتوانید اهداف روشنی را برای تیم‌های خود تنظیم کنید. زمانی را برای استراحت مغز خود در نظر بگیرید، از پای کامپیوتر بلند شده و ذهن خود را از تمامی افکار پاک کنید. کارهای خود را دسته‌بندی و جلسات خود را مدیریت کنید.
بازخورد بگیرید
در مدیریت به همان اندازه که باید روش بازخورد دادن را یاد بگیرید لازم است تا چگونگی دریافت بازخورد از دیگران را هم بیاموزید. درخواست بازخورد صادقانه می‌تواند فرصتی باشد تا به بهبود مهارت‌های مدیریتی شما بیانجامد. چگونگی نحوه دریافت بازخورد از تیم توزیع شده نیز از اهمیت بالایی در مدیریت برخوردار است.
سوالاتی نپرسید که پاسخ آن بله، خیر یا بسیار کوتاه باشند. چون متاسفانه به‌دست آوردن اطلاعات مرتبط با عملکرد شما کاری دشوار است. سوالاتی بپرسید که پاسخ‌های کم‌عمقی نداشته باشد. به جای پرسیدن اینکه «به عنوان یک مدیر در مورد من چه فکر می‌کنید؟» بپرسید «من به عنوان مدیر چه کارهایی می‌توانم انجام دهم تا به شما در تحقق اهداف شغلی‌تان کمک کنم؟»
برای حفظ ناشناس بودن نظرات ارسالی می‌توانید از ارزیابی‌های ۳۶۰ درجه استفاده کنید و اگر بازخوردهای دریافتی مثبت بود آن‌را یادداشت کنید تا در جلسات گروهی در مورد آن صحبت کنید. به طور مثال مدیرعامل دوئیست، نتایج ارزیابی ۳۶۰ درجه خود را هر ۶ ماه برای تمامی اعضای تیم به اشتراک می‌گذارد.
سلامتی را در اولویت قرار دهید
اجازه غلبه کار بر زندگی یک مزاحمت برای شما و تیم‌تان است. نادیده گرفتن زمان تعطیلات، کار در تعطیلات و آخر هفته و از دست دادن زمان خواب موجب می‌شود تا شما یک مدیر ناکارآمد باشید نه یک مدیر وظیفه‌شناس.
جیسون فرید و دیوید هاینمیایر؛ در مقاله‌ای می‌گویند:
«اگر شما به عنوان یک رئیس می‌خواهید که کارمندان‌تان تعطیلات داشته باشند، باید مرخصی بگیرید. اگر می‌خواهید وقتی بیمار شدند در خانه استراحت کنند باید با خودتان هم این کار را انجام دهید. »
اگر می‌خواهید برای مدت طولانی و بدون فرسودگی به کار کردن ادامه دهید پس لازم است به سلامت خود اهمیت داده و تعادلی بین کار و زندگی خود پیدا کنید. به عنوان یک شخص، ممکن است احساس خستگی کنید، احساس تنهایی، افسردگی و استرس را تجربه کنید و به عنوان یک مدیر ممکن است گاهی عصبانی شوید و تمام این‌ها نشانه‌ای از کمبود خواب، عدم استراحت کافی و اهمیت ندادن به سلامتی‌تان است.
با ایجاد لیست‌های این‌چنینی به خود کمک کنید تا توانایی پذیرش مسوولیت‌های بیشتر و در عین حال حفظ شادابی و پیشرفت شغل و زندگی‌تان را تجربه کنید.
در پایان به یاد داشته باشید که مواجهه با این چالش‌ها هم جذاب است و هم پاداش‌دهنده. با ادامه مسیر مدیریت یاد بگیرید که چطور قطعات یک پازل را کنار هم چیده و خود را به یک رهبر واقعی تبدیل کنید.
در ادامه این متن می‌توانید، کتابچه راهنمای ارتباطات ناهمزمان در تیم‌های توزیع شده را نیز به رایگان دانلود کنید و اگر این متن برای‌تان مفید بود، آن‌را با دوستان‌تان نیز به اشتراک بگذارید.