مقیاس‌پذیری تیم‌های دورکار در ۸ گام

مقیاس‌پذیری تیم‌های دورکار
زمان مطالعه: ۹ دقیقه

مقیاس‌پذیری، اسکیل‌آپ و موضوعات مرتبط با رشد تیم‌ها؛ از مواردی است که می‌بایست در شروع به‌کار هر تیمی در هر سازمانی مدنظر قرار گیرد. اغلب شرکت‌ها در فرایندهای توسعه‌ای خود همواره به موضوع اسکیل‌آپ کردن و مقیاس‌پذیر کردن تیم‌های خود می‌اندیشند و این موضوع در شرایط همه‌گیری کرونا (COVID-19) برای شرکت‌هایی که تیم‌های خود را به صورت دورکار و از راه دور مدیریت می‌کنند چالشی نو به حساب می‌آید.

در این پست از سری پست‌های مرتبط با رهبری در تیم‌های دورکار، به ۸ گام اجرایی در مقیاس‌پذیر کردن تیم‌های دورکار پرداخته‌ام. پیش از شروع اگر تمایل دارید تا خلاصه‌ای مفید و کاربردی از چهار مطلب مفصلی که درخصوص رهبری تیم‌های دورکار نوشته‌ام را بخوانید می‌توانید این خلاصه را در وبلاگ شرکت داتین، که طی روزهای گذشته منتشر شده است مطالعه کنید.

مقیاس‌پذیری تیم‌های توزیع شده

شرکت‌های از راه دور دارای مزیت‌های بزرگی هستند که کمتر به آن‌ها پرداخته شده است. امکان استخدام افراد از تمام مناطق جغرافیایی، چشم‌اندازهای مختلفی را در اختیار این شرکت‌ها قرار می‌دهد. این امر به ویژه زمانی که در حال ساخت یک محصول برای پایگاهی از کاربران بین‌المللی هستید بسیار ارزشمند است.

تیمی که منعکس‌کننده مشتریان شما باشد، تنها شروع مزایای این سبک از استخدام است. پس از آن حفظِ کشف و استخدام استعدادها، کاهش هزینه‌ها و افزایش نرخ بازگشت سرمایه از دیگر مزایای استفاده از تیم‌های توزیع شده در شرکت‌ها محسوب می‌شوند.

با این وجود استخدام بهترین‌ها بدون چالش نیست. زمانی که آن‌ها را کشف و استخدام کردید می‌بایست برای نگهداری آنان تلاش بسیاری کنید. در این بخش، درس‌آموخته‌هایی از مقیاس‌پذیری تیم‌های توزیع شده در شرکت‌هایی مثل بافر، هلپ‌اسکات، اتوماتیک و وی‌ورک و روش‌هایی در ارتباط با نحوه تقسیم‌بندی تیم‌ها و مقیاس‌پذیری آن‌ها آورده شده است. 

استعدادها در هر گوشه‌ای از دنیا وجود دارند. بخش چالش‌برانگیز جذب این افراد قرار دادن ابزارها و ساختارهای مناسب به منظور پیشرفت آن‌هاست. یادگیری بهترین روش‌ها برای استخدام اعضای تیم‌های توزیع شده به شما کمک می‌کند تا حرکت سریع‌تری را به سمت ماموریت‌های سازمان‌تان داشته باشید.

 

استخدام در مقیاس‌پذیری تیم‌های دورکار

برای استخدام نقش‌های اعضای تیم‌های از راه دور اغلب صدها نامزد وجود خواهد داشت، اما باید به این نکته توجه داشته باشید که کار از راه دور نیازمند درجه بالایی از استقلال و انگیزه است. 

از سوی دیگر استخدام زود هنگام به عنوان یکی از آفت‌های مقیاس‌پذیری تیم‌های دورکار به حساب می‌آید. چرا که استخدام و اضافه کردن سریع نیروهای جدید به تیمی که هنوز به شکل‌گیری کاملی دست نیافته است می‌تواند دردسرهای عجیبی را برای شما و تیم‌تان به همراه داشته باشد.

پیش از استخدام حتما نقاط ضعف و قوت تیم خود را ارزیابی کنید به نحوی که همه تیم در منطقه نبوغ و بلوغ قرار گرفته باشند. تنها در این صورت است که ورود اعضای جدید می‌تواند بر میزان بهره‌وری تیم شما افزوده و مسیر مقیاس‌پذیری تیم‌های دورکار شما را افزایش دهد. 

هنگام ثبت و درج آگهی استخدامی، لازم است که توضیحات کاملی از شرح شغل و نیازمندی‌های‌تان را بنویسید تا کاندیداهای با کیفیت‌تری را به سمت خود هدایت کنید؛ و تا حد امکان تلاش کنید از افرادی برای نامزدی این موقعیت شغلی دعوت به مصاحبه کنید که پیش‌تر سابقه کار ریموت را داشته باشند. وقتی تیمی متشکل از تمامی افرادی که این سابقه را داشته‌اند در اختیار داشته باشید، قطعا موفقیت‌های بیشتری را نیز دریافت خواهید کرد. 

فرهنگ قالب و ارزش‌های شرکت خود را به صراحت در آگهی استخدامی‌تان درج کنید تا کاندیداها برای پیوستن به شرکت شما حاضر به سرمایه‌گذاری باشند.

در لینکدین و توییتر، افراد را دنبال کنید و با مشارکت در بحث‌ها متوجه شوید که کدامیک از آن‌ها بیشترین ظرفیت را برای پیوستن به تیم شما دارند. تبلیغات و آگهی‌های استخدام خود را به صورت هدفمند منتشر کنید. و ضروری‌ست که اطمینان حاصل کنید که روند استخدام شما کاملا عادلانه انجام خواهد شد.

برای استخدام افراد به صورت دورکار، لازم است که آن‌ها خصوصیاتی را که نیازمند کار از راه دور و در تیم‌های توزیع‌شده است، داشته باشند چرا که به نظر من کار از راه دور برای همه مناسب نیست. این افراد باید انعطاف‌پذیری لازم و امکان کار از خانه را داشته باشند. در غیر اینصورت دچار انزوا، اضطراب و افسردگی خواهند شد.

با گذشت سال‌ها، ما شاخص‌هایی را پیش‌بینی کرده‌ایم که می‌توانند پیش‌بینی کننده خوبی باشند که فرد مورد نظر شما توانایی کار از راه دور را دارد یا خیر. اگر افراد مورد نظر برای استخدام پیش‌تر دست به یک تجارت زده‌اند، پروژه‌های جانبی را در کنار کارهای خود به انجام رسانده‌اند و در ظرفیت آزادشان کارهای جانبی انجام داده‌اند؛ احتمالا کاندیداهای مناسب‌تری برای احراز شغل دورکاری هستند.

کار از راه دور شامل چالش‌های ابتکاری، مالکیت، نظم و ارتباطات زیادی‌ست. مهمتر از این هر شرکت، مجموعه‌ای از ارزش‌های اصلی خود را دارد. ارزیابی نامزدها از منظر تطابق با این ارزش‌ها مهم است. 

همچنین توانایی ارتباط نوشتاری قوی از مواردی است که باید به آن توجه کافی کنید چرا که پایه و اساس ارتباطات از راه دور، ارتباطات ناهمزمان و نوشتاری است. 

کتابچه راهنمای ارتباطات ناهمزمان در تیم‌های دورکار را از اینجا دانلود کنید.

با اینکه هیچ قانون سفت و سختی برای استخدام افراد از راه دور وجود ندارد اما هرچه بیشتر با این موضوع درگیر شوید مشاهده می‌کنید که الگوهای خاصی ظهور می‌کنند که پیدا کردن کارمندان دور کار را برای‌تان راحت‌تر خواهند کرد.

مصاحبه استخدامی

مصاحبه

مصاحبه‌های کاری برای تیم‌های توزیع شده عموما از طریق تماس‌های ویدیویی انجام می‌شود و به شما کمک می‌کند تا تصویری کامل‌تر از یک نامزد تهیه کنید. این‌جا دقیقا همان جایی‌ست که شما می‌توانید از نحوه تفکر آن‌ها پرده بردارید و به این نتیجه برسید که آیا مایلید این فرد را در تیم خود داشته باشید یا نه.

این نکات در مورد مصاحبه‌ با نامزدها، به شما کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را بگیرید؛

  • در مورد کاندیداها هیچ نقطه ابهامی نباید وجود داشته باشد.
  • از مصاحبه‌های متعدد استفاده کنید و البته حداکثر ۳ مصاحبه‌ای که بیش از یک ساعت به طول نیانجامد.
  • سوالات هوشمندانه بپرسید و با سوالاتی که ارتباط چندانی با چگونگی فرایند انجام کار آنها ندارد وقت خود را هدر ندهید.
  • سوالات مربوط به حل مساله و مهارت‌های نرم را مطرح کنید.
  • اطمینان پیدا کنید که می‌توانند مستقلا کارهای خود را به پیش ببرند.

با سوالات عمومی زیر مصاحبه را ادامه دهید؛

  •  آخرین باری که بدون اینکه از شما خواسته شود کاری را به ابتکار خود انجام دادید چه بود؟ و چه نتیجه‌ای از آن گرفتید؟
  • آخرین مشکل شما با تیم قبلی‌تان چه بود و چطور آن را برطرف کردید؟
  • چه خصوصیاتی را در مدیر خود جستجو می‌کنید؟
  • چگونه تعادل لازم بین کار و زندگی شخصی‌تان را برقرار می‌کنید؟ 
  • چه تفریحاتی انجام می‌دهید؟

و در نظر داشته باشید که برای سوالات عمومی هم می‌بایست اهدافی را مشخص کرده و از پاسخ این سوالات نتایج مطلوب و مورد انتظار خود را بگیرید.

در مشخص کردن روند استخدام با کاندیداها صادق باشید و روال و رویه‌های سازمان‌تان را به او توضیح دهید. در ادامه پاسخ‌های این افراد را بررسی کنید تا بهترین انتخاب را داشته باشید.

 

این مطلب که پیش‌تر در ویرگول هم با عنوان «لطفا خودتان را معرفی کنید» منتشر شده است، می‌تواند برای کارمندانی که در حال مصاحبه کاری هستند مفید باشد.

جمع‌بندی مصاحبه

هنگامی که تصمیم به استخدام شخصی گرفتید سریع حرکت کنید. نامزدهای بزرگ اغلب در جاهای دیگری نیز مصاحبه می‌کنند و ممکن است در حال حاضر پیشنهادات دیگری نیز داشته باشند.

در مذاکره هنگام مشخص کردن پرداخت‌ها، عادلانه رفتار کنید و با نامزدها مطابق با تجربه قبلی آن‌ها برخورد کنید. پیش نویسی از قرارداد را برای آن‌ها ارسال کنید و اگر به سرعت پاسخی از آن‌ها دریافت نکردید مکررا پیگیری کنید و خود را مشتاق نشان دهید و در نهایت زمانی را برای شروع همکاری با آن‌ها تعیین کنید.

چگونگی ورود اعضای جدید به یک تیم توزیع شده

استخدام، تنها نیمی از معادله مقیاس‌پذیری در ساخت تیم‌های جدید است. نیمه دیگر راه موفقیت، به چگونگی ماندن و ادامه دادن همکاری آن فرد با سازمان شما مربوط است. زمانی که شما یک دفتر مشخص برای کارتان دارید و تمام پرسنل آنجا متمرکز هستند، روز اول کاری برای نیروهای جدید به این صورت آغاز می‌شود که صبح را با یک بسته خوش‌آمدگویی و معرفی همکاران و مشخص کردن محل استقرار آنان آغاز می‌کنید. سپس جلسه‌ای را با برگزار کرده و روند همکاری، انتظارات و… را به او می‌گویید و در چند هفته آینده کمک می‌کنید تا به طور کامل با سازمان و اهداف شما سازگار شوند.

این فرایند در یک تیم توزیع شده که تمام کارمندان آن دورکار هستند، کمی پیچیده‌تر و از طرفی بسیار مهم‌تر است.  

در ابتدای مسیر اطمینان حاصل کنید که تمام مدارک به موقع دریافت و در اختیار واحدهای دیگر قرار گرفته است. به یاد داشته باشید که فرد تازه وارد در ابتدای کار صحبتی از نحوه پرداخت و مسائل مالی با شما به میان نخواهد آورد و این وظیفه شماست که اطمینان حاصل کنید همه‌چیز به خوبی توسط واحد مالی در جریان است یا خیر.

معرفی عضو جدید به اعضای تیم

اعضای تیم شما ممکن است از قبل بدانند که فرایند استخدام افراد جدید در شرکت در حال انجام است، اما از سوابق نامزد موفق بی‌اطلاع باشند. باید قبل از شروع کار فرد جدید مختصری از سوابق او را به اعضای تیم اعلام کنید. اطلاع‌رسانی شما می‌بایست به‌نحوی باشد که این موارد در آن گنجانده شده باشند:

  • خلاصه‌ای از سوابق حرفه‌ای و شغلی
  • خلاصه‌ای از جزییات سرگرمی‌های نامزد موفق 
  • خلاصه‌ای از مهارت‌ها
  • نقش، جایگاه و وظایف 
  • چند عکس برای معرفی بیشتر 

این معرفی‌ها از آن جهت اهمیت دارند که باعث می‌شوند اعضای تیم به راحتی و با آگاهی بیشتری از عضو جدید تیم استقبال کنند.

بدون برنامه ریزی ممکن است فرد جدید در روزهای اول کار احساس تنهایی و بی‌نظمی کند. عضو جدید به جای ورود به یک دفتر کار مشخص، از طریق ابزار ارتباطی با تیم شما مرتبط است. بنابراین اطمینان حاصل کنید که مکالمات تیم شما برای سهولت کار او سازماندهی شده باشند. 

سعی کنید پیش از شروع به کار این فرد، بسته خوش‌آمدگویی شامل تی‌شرت، برچسب لپ‌تاپ، ماگ یا مواردی از این دست را برای عضو جدید ارسال کنید و در اولین روز با حضور مدیر مستقیم، مدیر منابع انسانی و اعضای تیم به عضو جدید خوش‌آمد بگویید.

اعضای تیم خود را تشویق کنید تا به عضو جدید پیام‌هایی ارسال کرده و در گروه معرفی این فرد از او استقبال کنند.

مربی‌گری در تیم‌های دورکار

مربی‌گری اعضای تیم‌های دورکار

یک مربی یا منتور در اختیار او قرار دهید تا در یک دوره سه یا شش ماهه، عضو جدید تیم را هدایت کرده و به عنوان یک نقطه تماس عمل کنند. 

از چک‌لیست زیر برای تسریع در فرایند درگیر کردن فرد جدید با تیم خود استفاده کنید؛

  • چه مقالات یا مستنداتی را بخوانند که اخلاق حرفه‌ای شرکت شما را بیشتر بدانند؟
  • مستندات عمومی شرکت را در چه محل‌هایی می‌توانند پیدا کنند؟
  • از چه مسیرهایی می‌توانند به ابزارهای آنلاین شرکت دسترسی داشته باشند؟

در فرایند مقیاس‌پذیری تیم‌های دورکار و دقیقا زمانی که فرایند معرفی این عضو جدید به اتمام رسید، چند وظیفه کوچک به آن‌ها اختصاص دهید تا کم‌کم مهارت‌های خود را برای حل مساله و ظهور توانایی‌های‌شان به شما و سایر اعضای تیم نشان دهند. البته این موارد را نیز در نظر داشته باشید؛

  • پیش از شروع پروژه، جزییات و اهمیت آن را برای او توصیف کنید. اگر مشابه این پروژه پیش‌تر انجام شده است، نمونه‌های خوب را برای آشنایی بیشتر در اختیار وی قرار دهید.
  • انتظارات خود را به وضوح به او بگویید و در خصوص کیفیت مورد نظر کار با او توافق کنید.
  • تاریخ تحویل را به او گوشزد کنید.
  • به آنها یک نقطه تماس بدهید تا در صورت ابهام با فرد مورد نظر شما ارتباط گرفته و سوالات خود را از وی بپرسند.

شما می‌بایست از ابتدای راه ارتباط نزدیکی را با کارمندان جدید ایجاد کنید. سریعا مکاتبات خود را با آن‌ها آغاز کنید تا علاوه بر کاهش احساس تنهایی و انزوای آن‌ها در ساختن گزارشات هم به او کمک کنید.

دریافت بازخورد

در طول مسیر از او بازخورد بگیرید و به او بازخوردهای خود را ارائه کنید. برای دریافت بازخورد از نیروی جدید می‌توانید از این موارد کمک بگیرید؛

  • چند هفته اول کار شما در اینجا در مقایسه با سایر شرکت‌ها چگونه بوده است؟
  • چه کارهایی می‌توانستیم انجام دهیم تا این فرایند برای شما آسان‌تر باشد؟
  • چه بخش‌هایی از فرایند آن‌ـبردینگ شما سخت بوده است؟
  • آیا این شغل همان چیزی‌ست که انتظار داشتید؟ و اگر اینگونه نیست چه‌کاری می‌توانم انجام دهم تا نقش خود را بهتر بشناسید؟
  • آیا کاری می‌توانم برای حمایت بیشتر از شما انجام دهم؟

تمام این موارد را در یک جلسه نپرسید و در طی چند هفته از او سوال بپرسید تا راحت‌تر و صادقانه‌تر بازخورد بگیرید.

اگر نگرانی‌های آن‌ها مربوط به سایر بخش‌های شرکت است، حتما این بازخورد را در اختیار مدیران آن واحدها قرار دهید. اگر بازخورد آن‌ها به سبک مدیریتی شما مرتبط است باید منابع لازم را برای بهبود خودتان به‌کار گرفته و اگر بازخورد آن‌ها به سایر اعضای تیم مرتبط است در اشتراک‌گذاری بازخورد به‌گونه‌ای که به ایجاد شکاف منجر نشود اقدام کنید. مراقب و حساس باشید. بازخورد یک هدیه است. از آن برای بهبود کاربری از راه دور در آینده استفاده کنید. 

ایجاد یک تیم دورکار (و البته مقیاس‌پذیری این تیم‌ها)، برنامه‌ریزی و ملاحظات خود را داشته و مستلزم ایجاد فضایی بر اساس اعتماد و قدردانی‌ست. با استخدام متفکرانه آن‌ها را قادر سازید تا همزمان با تیم دورکار خود همکاری عمیقی را شروع کنند. 

خاتمه همکاری با کارمندان دورکار

یکی از بدترین قسمت‌های مدیر بودن خاتمه رابطه یک عضو تیم و شرکت است. اخراج هیچ‌کسی آسان نیست و می‌تواند ترکیبی از عوامل زیادی باشد. ممکن است دلایل قانع‌کننده‌ای را برای اخراج یک فرد داشته باشید؛ بازخوردهای بهبود ممکن است محقق نشده باشند، آن فرد دارای مشکلات ارتباطی بسیاری با سایر اعضا بوده باشد و… با این حال شناخت این مهم و نحوه ورود به این موضوع با همدلی از اهمیت بالایی برخوردار است. 

آندریاس کلینگر؛ مدیرعامل انجل‌لیست می‌گوید: 

«شما افراد با انگیزه و توانمند را استخدام می‌کنید. از آن به بعد هر اتفاقی بیافتد شما به عنوان یک مدیر اشتباه کرده‌اید یا حداقل زمینه بروز اشتباه را فراهم کرده‌اید.»

برای یک تیم از راه دور خاتمه دادن یک رابطه کاری بسیار دشوار است. گفتن یک خداحافظی و قطع دسترسی‌های یک عضو قبلی تیم از نقطه نظر روحی کار دشواری‌ست. با وجود این، مهم است که به این نکته توجه کنید که چرا این خداحافظی ضروری‌ست. ممکن است این فرد تاثیر منفی روی سایر اعضای تیم داشته باشد یا به دلایل دیگر این فرد نتواند اولویت‌های شما را به درستی درک کرده و یا وظایف خود را به درستی انجام نداده باشد.

ضروری‌ست که شما به عنوان یک مدیر به این موارد توجه کنید که این فرد باید به دنبال یک کار جدید باشد، مسایل مالی‌اش با شرکت را به اتمام رساند و در این فرایند استرس‌های زیادی را متحمل شود. پس باید با همدلی بیشتری با این فرد در ارتباط باشید تا به نحو مطلوبی به او کمک کنید. 

برای این همدلی حتما آخرین جلسه را به صورت حضوری یا از طریق تماس ویدیویی برگزار کنید. به صورت رو‌در رو با وی صحبت کنید و نه اینکه با یک ایمیل خداحافظی این موضوع را به اطلاع وی برسانید. 

جلسه بعدی ۱:۱ را درخواست کنید، قاطع باشید و در عین حال تمامی صحبت‌های او را بشنوید. بسته به علت خاتمه و مدت زمان همکاری او با شرکت می‌توانید به او فرصت دهید تا پیام خداحافظی خود را از طریق پیام‌رسان‌های ارتباطی شرکت به اطلاع سایر همکاران و هم‌تیمی‌های‌ش برساند. دسترسی به ابزارهای سازمانی را به موقع قطع کنید و تلاش کنید تا این خاتمه همکاری به بهترین شکل ممکن صورت گیرد.

 

Leave a Comment