کار تیمی؛ رؤیایی که در تیم‌های دورکار به حقیقت می‌پیوندد!

رویای دورکاری در کرونا
زمان مطالعه: ۴ دقیقه

برخی از قراردادها، عادات اجتماعی یا رسم و رسومات عرفی که توسط شرکت‌ها در جوامع ایجاد شده‌اند، ممکن است توسط افراد و تیم‌های دور کار به چالش کشیده شوند. برخی از این موارد در کار تیمی می‌توانند مفید و برخی دیگر می‌توانند بازدارنده باشند.

از موارد مفیدی که توسط تیم‌های دورکار به چالش کشیده شده است، زمان مرسوم کار روزانه است. اما موضوعی که هنوز با چالش‌های عجیبی دست به گریبان است، محاسبه میزان بهره‌وری این افراد در تناسب با ساعت کاری آن‌هاست. این تعصب همچنان در برخی از شرکت‌ها و کسب‌وکارها [و البته به صورت ناخودآگاه] وجود دارد. 

اعتماد در کار تیمی

کار از راه دور و در یک تیم توزیع شده یا دورکار نیازمند اعتماد بالایی از سوی هر دو طرف است. به ویژه اینکه ممکن است احساس شود که برخی از آن قراردادها و رسم و رسوماتی که در بالا به آن اشاره کردیم در حال نقض شدن‌اند. این اعتماد بین مدیران، تیم‌ها و تک‌تک اعضای سازمان باید به وضوح مشخص و نمایان باشد. 

باید بتوانیم به یکدیگر اعتماد کنیم و از طریق ارتباطات صادقانه، صریح و مستقیم این اعتماد را تقویت کنیم. اگر چیزی موجب ناراحتی‌مان می‌شود در مورد آن صحبت کنیم و نگرانی‌های‌مان را با هم به اشتراک بگذاریم تا یک تیم واحد، هدفمند و در عین حال مستقل داشته باشیم. 

کار تیمی در شرایط دورکاری
کار تیمی در شرایط دورکاری

حفظ ریتم کاری اعضای تیم‌های دورکار

من در مورد ریتمی که الان و گذشته برای من و تیم‌های کاری‌ام وجود داشته است صحبت می‌کنم ولی این بدان معنی نیست که تنها راه‌حل موجود همین است. ریتمی را پیدا کنید که برای شما و تیم شما کارآمد باشد. انجام کارها را در اولویت قرار دهید تا اینکه همواره در جلسات بی‌فایده وقت بگذرانید. گاهی انجام کارها نیازمند ارتباطات آنلاین و همزمان است، گاهی نیازمند ارتباطات ناهمزمان و استفاده از سرویس‌هایی مثل ایمیل یا پیام‌رسان‌های سازمانی و… هستیم و همانطور که پیش‌تر هم گفته‌ام، کار از راه دور به عنوان یک تیم توزیع شده این فرصت را فراهم می‌کند که ما ریتم و روش کار خود را به چالش بکشیم و بهینه‌تر عمل کنیم.

من به طور معمول هفته را از شنبه با یک جلسه سی دقیقه‌ای تک نفره آغاز می‌کنم. در این جلسات با بررسی چگونگی انجام کارها، حال و هوای افراد تیم، پیگیری نگرانی‌ها و دغدغه‌های آنان تلاش می‌کنم تا مسیر را برای پیش‌برد بهتر پروژه‌ها هموار کنم. این جلسات به صورت ویدیویی و از پیش برنامه‌ریزی شده است. 

در تمام طول هفته کاری ما با جلسات ۱۵ دقیقه‌ای در ابتدای روز اعضای تیم را نسبت به کارهای روز قبل و روز جاری‌مان به‌روز می‌کنیم تا تمام اعضای تیم از روند پیشرفت پروژه در چرخه‌های زمانی مشخص شده آگاه شوند. 

ما در چرخه‌های زمانی دو هفته‌ای بخش‌هایی از محصول را که نیازمند اجرا هستند، با تیم به اشتراک می‌گذاریم تا آن‌ها از فرایند توسعه محصول اطلاع داشته باشند و زمان‌بندی‌های دقیق‌تر برای رهاسازی نسخه‌ها را نیز به مدیران اعلام کنند.

ما همچنین یک کانال غیر رسمی داریم تا از طریق آن چیزهای جالب را برای رفع خستگی اعضای تیم ارسال کنیم و با آن‌ها به اشتراک بگذاریم.

برنامه‌ریزی برای جلسات

در این متن بارها به این نکته اشاره کرد‌ه‌ام که کار از راه دور و در یک تیم توزیع شده چالش‌های زیادی با خود به همراه می‌آورد. خصوصا در شرکت‌هایی که به معنای واقعی کلمه با جلسات منظم کارهای خود را پیش می‌برند. این چیزی‌ست که ما در دورکاری آموخته‌ایم و احساس می‌کنیم تا شاید برای دیگران هم مفید باشد؛

ایجاد یک دید مشترک بین اعضای تیم و پروژه

برای پروژه‌های پیچیده‌تر، مهم است که رهبر پروژه پیش از شروع جلسه مشخصات مربوط به جزئیات پروژه را با تیم به اشتراک بگذارد.

مشخصات، نه تنها برای پیشبرد یک پروژه کمک می‌کند بلکه به عنوان مجموعه‌ای از راهنماها نیز کاربرد دارد. منبعی از حقایق مربوط به پروژه که اعضای تیم می‌توانند در طول پروژه به آن رجوع کنند تا اطمینان حاصل کنند که آیا در مسیر درستی قرار گرفته‌اند یا خیر؟

غالبا چندین نفر در مناطق مختلف زمانی با یکدیگر کار می‌کنند تا اهداف پروژه را محقق کنند. ابزارهای همکاری مبتنی بر این مانند دراپ‌باکس، گوگل‌داکس و… برای انجام این کار بسیار ارزشمند هستند و به عنوان جایگزین دیجیتالی یک وایت‌برد خالی به شما خدمت می‌کنند. با بیرون رفتن کار، تسک‌های هر کار می‌تواند درون ابزارها مشخص شود و به اعضای تیم فرصتی دهد تا قبل از شروع به کار، سوالات و یا نگرانی‌های خود را مطرح کنند.

در اینجا چند نمونه از پروژه‌هایی که با استفاده از این ابزار تهیه شده آورده شده است. ممکن است قالب‌های دیگری را برای این‌کارها انتخاب کرده باشید اما اطمینان پیدا کنید که مشخصات شما چهار نکته اصلی را دربرمی‌گیرد؛

  • هدفی که بر روی آن کار می‌کنید چیست؟ با این پروژه چه مشکلی را حل می‌کنید؟ سعی کنید بیانیه مشکل و راه‌حل ایده‌آل خود را در چند جمله خلاصه کنید. تعیین هدف نهایی به صورت پیش‌فرض به هماهنگی تیم کمک می‌کند و به شما اجازه می‌دهد تا در مورد چگونگی سنجش موفقیت پروژه بیشتر فکر کنید.
  • دامنه پروژه چیست؟ پس از اتمام پروژه نتیجه مطلوب چیست؟ آیا این در جدول زمانی پروژه جای می‌گیرد؟ اگر اینطور نیست بهتر است اکنون مهمترین تغییرات را اولویت بندی کنید. نه اینکه سعی کنید همه‌چیز را در انتهای پروژه به تیم تحمیل کنید.
  • جدول زمانی پروژه چیست؟ چه مدت انتظار دارید که همه چیز تکمیل شود؟ آیا وابستگی یا کارهای مهم و اساسی‌ای وجود دارند که باید قبل از دیگر کارها انجام شود؟ به یاد داشته باشید این جدول زمانی فقط یک راهنمای اولیه است و نباید به عنوان انجیل در نظر گرفته شود. با پیشرفت پروژه ناگزیر از تغییر تاریخ خواهید شد.
  • چه کسی مسئول است؟ وظیفه اصلی هر یک از اعضای تیم چیست؟ چه کسی تیم را در طول پروژه هدایت خواهد کرد؟ وظایف افراد را لیست کنید و هر فرد را مسئول و پاسخگوی کار خود بدانید. 

بعد از ارسال مشخصات، زمان آن است که جلسه شروع کار را تعیین کنید.

Leave a Comment