نکاتی برای تماس‌های اثربخش در زمان دورکاری

ارتباطات اثربخش در زمان دورکاری
زمان مطالعه: ۲ دقیقه

چگونگی برقراری ارتباط و تماس‌های اثربخش در زمان دورکاری، از مواردی‌ست که می‌بایست توسط رهبران، مدیران پروژه و مدیران محصول درنظر گرفته شود. در این متن نکاتی را برای برقراری یک تماس اثربخش با اعضای تیم‌ها در زمان دورکاری نوشته‌ام.

برقراری ارتباطات اثربخش

با استفاده از ابزاری مانند زوم، در ابتدای هر پروژه یک تماس ویدیویی با تیم برگزار کنید تا کیک‌آف آغازین پروژه اتفاق بیافتد. جمع‌کردن همه اعضا ـ حتی از راه دور ـ تضمین می‌کند که ابهامات قبل از تبدیل شدن به مشکلی بزرگ یا بن‌بست‌های در طول مسیر، بررسی شده و نیاز شما و تیم به جلسات اضافی در طول زمان انجام پروژه کاهش یافته است.

قرار گرفتن پشت میز و دوربین لپ‌تاپ در جلسات آنلاین درک نشانه‌های زبان بدن برای بینندگان دشوارتر می‌کند. چند ترفند ساده را انجام دهید تا تماس‌های از راه دور را به همان اندازه جلسات حضوری موثر کنید؛

  • زمان ملاقات مناسبی را انتخاب کنید ـ فیو دوستو از هاتجر می‌گوید:

«هماهنگی تقویم‌های ۱۵ نفر که در مناطق مختلف زندگی می‌کنند برابر با درخواست ۱۵ نفر در همان منطقه زمانی نیست که آن‌ها بتوانند جلسه بعدی را برگزار کنند. »

ابزاری مانند تقویم گوگل می‌تواند براساس مناطق زمانی و زمان‌بندی اعضا، بهترین پیشنهادات را زمان برقراری ارتباط موثر با شما به همراه داشته باشد.

  • اطمینان حاصل کنید که همه به راحتی دیده و شنیده می‌شوند ـ هیچ‌چیز به اندازه شفافیت در برقراری ارتباط [صدا و تصویر] اهمیت ندارد. ما فهمیدیم که زوم دارای کیفیت قابل اعتمادتری برای برقراری تماس و ارتباطات گروهی است. 
  • دستور کار مشخص داشته باشید و به آن بچسبید ـ ارسال دستور کار جلسه از قبل کمک می‌کند تا مسائل مورد نظر حفظ شده و به اعضای تیم اجازه می‌دهد پیش از موعد سوالات مورد نظر خود را تهیه کنند.
  • تماس را کوتاه و شیرین نگه دارید ـ فشار زمان به شما کمک می‌کند تا اعضای تیم متمرکز شوند و به شما کمک می‌کند تا تماس را به دستور کار خود هدایت کنید. در انتها حتما زمان کافی برای سوالات اعضای حاضر در جلسه قرار دهید. 
  • همه‌چیز را مستند کنید ـ یادداشت‌ها، سوالات، تصمیمات و موارد عملی باید به زودی پس از پایان جلسه در یک سند مشترک ثبت و در دسترس قرار گیرد. اعضای تیم باید بتوانند بعدا به آن مراجعه کنند و هیچ کس اطلاعات مهمی را از دست ندهد. حتی اگر بیمار یا در مرخصی بوده باشد.
  • فراموش نکنید که اشتیاق ایجاد کنید ـ نبودن در کنار دیگران باعث می‌شود که اعضای تیم دور کار هیجان‌زده نباشند. جلسات شروع پروژه به شما فرصت می‌دهد که هیجان و انگیزه کافی را بین اعضای تیم ایجاد کنید.

می‌دانم که شاید سخت به نظر برسد اما جلسات طراحی، دیزاین اسپرینت‌‌ها، برنامه‌ریزی‌ها و حتی جلسات همفکری تیم‌ها را نیز می‌توان از راه دور و به صورت ریموت برگزار کرد. کمی پیچیدگی وجود خواهد داشت اگر از ابزارهای لازم شناختی نداشته باشیم ولی شدنی‌ست. 

با پیروی از موارد گفته شده در بالا و استفاده مناسب از ابزارهایی مانند گوگل‌داکس، دراپ‌باکس و… می‌توان به اهداف واقعی این جلسات دست یافت. 

 

1 Comment

Leave a Comment